1-Blatt-Lieferschein

Bisher enthält ein Beton-­Lieferschein bis zu vier Durchschläge. Jeder von ihnen wird früher oder später in einem Ablageordner im Archiv abgelegt – in der Verwaltung des Betonwerks, beim Spediteur und beim Kunden. 999 von 1.000 Lieferscheinen werden innerhalb der Frist nicht wieder benötigt. Produziert ein Werk also 10.000 Lieferscheine pro Jahr, dann werden bis zu 40.000 Papier-Durchschläge erzeugt, die alle manuell bearbeitet werden. Sie werden von Mitarbeitern der Verwaltung im Werk selbst, beim Spediteur beim Bauunternehmen auf Vollständigkeit sowie Ergänzungen der Fahrer geprüft, oftmals gescannt, sortiert und abgeheftet. Das verursacht einen hohen Zeit- und Kosten-Aufwand.

Die Firma Praxis lässt nun die Vision vom 1-Blatt-Lieferschein Wirklichkeit werden. Dadurch sinken Papieraufwand sowie manuelle Arbeitszeit der Mitarbeiter in der Verwaltung rapide. Die Lösung ist laut Praxis denkbar einfach: Nur der Bauleiter erhält noch einen Papier-Lieferschein. Durchschläge werden überflüssig. Das geht so: Beim Erstellen des Lieferscheins im Werk wird automatisch ein PDF/3A-Dokument erstellt. Das ist sofort im Lieferscheinportal „beton-ELSE.de“ einsehbar, geschützt durch Verschlüsselung. Zeitgleich wird der Lieferschein als XML-Dokument (definierte Schnittstelle) in das ERP-System des Bau-Unternehmens zur Abrechnung eingelesen. Alle Beteiligten – Werk, Spediteur und Bauunternehmen – haben Einsicht in das Lieferscheinportal „beton-ELSE.de“ und können den Lieferschein zu jeder Zeit digital ansehen und, wenn gewünscht, ausdrucken. Die Lieferscheine entsprechen den Anforderungen der GDPdU sowie GoD.

Auch für die Erfassung von manuellen Eintragungen auf dem Lieferschein, wie Unterschrift oder Angaben zu Zusätzen und Wartezeiten, hält Praxis eine Lösung bereit: Der Lkw-Fahrer führt einen intelligenten Kugelschreiber mit sich. Der Bauleiter auf der Baustelle unterschreibt mit diesem Kugelschreiber. Auch Angaben zu Verzögerer, Beschleuniger und Wartezeiten werden vom Fahrer mit dem Kugelschreiber auf dem Lieferschein in vorgefertigten Feldern vorgenommen. Am Abend oder nach jeder Tour wird der Stift in der Verwaltung ausgelesen. Alle getätigten Angaben landen digital automa­tisiert am jeweiligen Lieferschein. ­Neben dem Sinken des Papieraufkommens ist der Zeitaufwand zur Nachbearbeitung das schlagende Argument. Das Auslesen im Werk beziehungsweise in der Verwaltung ist in wenigen Minuten abgeschlossen. Die Prüfung und anschließende Faktura erfolgen automatisch. Praxis hat die ersten Kundenprojekte mit dem neuen System bereits abgeschlossen – Ergebnis: nur 10 % der Lieferscheine mussten manuell nachbearbeitet werden.